成運優化流程 衝刺電巴開發 導入叡揚Vitals ESP企業知識協作平台
工商時報記者蔡淑芬 報導
發佈時間：2023/02/09
●成運汽車商務採購部副總經理吳怡儂（右）與研發中心協理洪正賢（左）討論電動車的未來趨勢。圖／叡揚資訊提供
為達淨零碳排目標，政府積極推動2030年市區公車全面電動化，更號召組建電動車國家隊，搶攻全球綠能商機。成運汽車做為電動巴士國家隊領導廠商，今年將迎來成立20周年，預估國內電巴市占率可持續攀升。為使公司知識資產得以有效傳承，成運自去年著手導入叡揚Vitals ESP企業知識協作平台，除了對公司業務及資料管理效率顯著提升，也為企業永續經營奠定穩固基石。
成運汽車商務採購部副總經理吳怡儂指出，導入知識管理系統能強化企業內部組織結構及優化流程。吳怡儂分享，電巴產業每2至3年就會推出新車型，製造所需的零件品項多元，加上公司內部職能面向相當廣，與不同供應商交易的過程中，會累積大量合約、重要信件等資料與紀錄。
過往大多得靠搜尋E-mail信件來回溯與客戶、供應商的往來紀錄，在跨單位與時間的溝通下，難以在短時間內清楚掌握整體狀況，甚至遇到人事異動，資料就容易石沉大海。為優化作業流程效率，成運決定導入知識管理系統，讓來自不同人、事、物的資料可以集中留存，不再為文件或前人經驗遺失而增加作業時間，更能把心力放在問題解決與開發設計等更重要的工作項目上。
吳怡儂舉例，公司與廠商的歷史往來，過去都要從個人信箱去翻找，若是時間久遠或相關同仁已離職，就要憑印象人工登入一個個歷史帳號查閱。導入Vitals ESP後，讓這些文件能集中的被保存與查找，同仁可以透過關鍵字隨時調閱，可以快速的與查閱公司過往資料，讓新進同仁更快速進入狀況，大幅縮短學習曲線。更重要的是，可以幫助公司做完善的知識資產保存與累積。吳怡儂強調，對車廠而言，車輛設計與研發的紀錄相當珍貴，企業不僅能從成功案例延續正確知識，也能透過失敗案例，從錯誤中學習，不斷反覆驗證，找出最佳解方。
吳怡儂提到，近期成運申請ISO 16949認證，為統整各部門複雜的作業程序書，利用Vitals ESP直觀的操作介面，集中且有規則的管理所有最新發行文件，透過留言與提及功能提升跨部門溝通效率，彈性的權限管控，能分責分權設定員工查找文件的權限，兼顧資安及保密安全性，在因應稽核時，精準快速的搜尋，也能節省許多人力與時間成本。
在叡揚專業顧問的輔導下，成運也透過Vitals ESP，提升人才培育效率。吳怡儂強調，系統化的價值在於，完整保存歷史資料，呈現客觀的公文、合約、報價等歷史狀態，新進人員能夠在第一時間，快速掌握公司與客戶的合作模式，幫助其較快進入工作狀態。資深員工也能將實務經驗進一步傳承，小到簡易表格建立，大到複雜的解決方案，讓新進人員有學習素材，而不是一片空白，從頭學習。對於帶領新人的資深員工來說，也可省下大量教學時間。
吳怡儂觀察，過去產業環境變化較小，再加上工作內容及往來對象固定，員工多以定型心態（fixed mindset）面對職場環境，現在為能夠快速反應市場需求，組織內部須達成共識才能聚焦，並就重點議題討論，得出有效解決方案，因此知識管理能幫助員工培養成長心態（growth mindset）來面對各項職場議題。此外，導入Vitals ESP，讓企業內部知識共享效率提升，使員工思維從個人主義轉為團體意識，促使組織之間有更多互動交流，增強凝聚力。
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